Der Aufbau von Anträgen

Der Aufbau des Antrags unterscheidet sich je nach Maßnahmentyp und Bereich in Horizont Europa. Die folgende Darstellung entspricht dem Aufbau eines Vollantrags für eine "Research and Innovation Action" (RIA) oder "Innovation Action" (IA). Diese gehören zu den häufigsten Maßnahmentypen. Viele Ausschreibungen der Säule "Gesellschaftliche Herausforderungen und europäische Wettbewerbsfähigkeit" gehören dazu.

Online-Formulare und Text-Vorlage

Jeder Projektantrag in Horizont Europa setzt sich aus einem Teil A und einem Teil B zusammen. Der A-Teil besteht aus Online-Formularen, die im Funding & Tenders Portal im Antragsbereich ausgefüllt werden müssen. Der B-Teil entspricht der Beschreibung des geplanten Vorhabens. Dieses wird in einer herunterladbaren Vorlage beschrieben und nach der Fertigstellung als PDF über das Antragsystem eingereicht. Das Antragstemplate enthält für jeden der beiden Teile Erläuterungen und ist eine wichtige Arbeitshilfe in der Phase der Antragstellung.

A-Teil: Application Forms

In den Online-Formularen werden der Europäischen Kommission zunächst einige grundlegende Informationen zum Projekt, dem Konsortium und dem geplanten Budget übermittelt. Der A-Teil gliedert sich in fünf Abschnitte.

1. Im Abschnitt 1 "General Information" werden die Eckdaten des beantragten Projektes dargestellt. Ein aussagekräftiger Titel und ein eingängiges Akronym bilden zusammen mit der Kurzbeschreibung "Abstract" die Visitenkarte des Projekts. Außerdem wird das Projekt "verstichwortet". Auf der Grundlage dieser "Keywords" werden später die passenden Gutachterinnen und Gutachter für die Bewertung des Antrags ausgewählt. Daher sollte hier präzise formuliert werden. Hier legen die Antragstellenden auch die Dauer ihres Projekts fest. Diese ist unter anderem abhängig von der Komplexität des geplanten Vorhabens.
   Besonders sorgsam sollte das Abstract verfasst werden. Häufig wird es als erstes von Gutachterinnen und Gutachtern gelesen und entscheidet so über den ersten Eindruck. Maximal 2.000 Zeichen haben Antragstellende zur Verfügung, um ihr Projekt zu beschreiben und Besonderheiten herauszuarbeiten. Zu beachten ist außerdem, dass das Abstract veröffentlicht wird und noch Jahre nach dem Ende des Projekts auffindbar ist.
2. Abschnitt 2 "Participants" enthält alle wichtigen Informationen zu den Teilnehmern am Projekt. Dazu gehören auch alle relevanten Daten zu den teilnehmenden Organisationen wie zum Beispiel eine PIC-Nummer und eine Auflistung des im Projekt beschäftigten Personals. Dieser Abschnitt dient zur Überprüfung der "Operational Capacity" des Gesamtkonsortiums. Hierbei handelt es sich um eine Grundvoraussetzung für die Zuwendungsfähigkeit. Das Konsortium muss als Ganzes zeigen, dass es das Projekt gemäß den Zielsetzungen umsetzen kann. Hierzu werden auch Referenzen für beispielsweise vorangegangene Projekte, zu Publikationen oder Entwicklungen, Produkten, Anwendungen verlangt. Außerdem muss jede teilnehmende Organisation ihre Rolle im Projekt nennen und das zum Zeitpunkt der Antragstellung bekannte wissenschaftliche Personal benennen. Neu im A-Teil ist die Frage nach dem Vorhandensein eines Gleichstellungsplanes. Dieser muss in allen öffentlichen Einrichtungen für Ausschreibungen vorliegen, deren Einreichungsdatum 2022 oder später ist.
3. Die Budgetplanungstabelle stellt Abschnitt 3 "Budget" dar. Das Konsortium stellt hier dar, welche Aufwendungen im Projekt geplant sind und wie sich diese auf die Partner verteilen. Die Budgettabelle gliedert sich grob in die geschätzten zuwendungsfähigen Kosten entsprechend der Kategorien A - Personalkosten, B - Unteraufträge, C - Anschaffungskosten, D - Andere Kostenkategorien und E - Indirekte Kosten. Sollten Ausgaben in Spalte D (zum Beispiel interne Leistungsverrechnung) geplant werden, müssen diese anschließend in ergänzenden Budgettabelle erläutert werden.
4. In Abschnitt 4 "Ethics and Security" stellt das Konsortium die ethischen und sicherheitsrelevanten Aspekte seines Vorhabens dar und umreißt, wie es damit umgehen möchte. Die Ethiktabelle umfasst 9 Themenfelder mit zum Teil mehreren Fragen. Anschließend folgt eine Selbsteinschätzung (self-assessment), wo die im Vorhaben berührten ethischen Aspekte, die zu verwendenden Methoden, mögliche Auswirkungen sowie Strategien zum Umgang mit diesen Fragen aufgezeigt werden müssen. Alle Aktivitäten im Programm Horizont Europa durchlaufen außerdem eine Sicherheitsüberprüfung. Die Antragstellenden müssen dafür zunächst drei Fragen zu ihrem Projekt beantworten. Vor dem Vertragsschluss folgt insbesondere bei sicherheitsrelevanten Ausschreibungen ein Security Review. Im Ergebnis können dann zusätzliche Maßnahmen zum Umgang mit sicherheitsrelevanten Aspekten nachträglich in das Vorhaben aufgenommen werden.
5. Der fünfte Abschnitt "Other Questions" variiert. Wenn es sich um eine zweistufige Ausschreibung handelt, können hier Abweichungen zur Stufe 1 kenntlich gemacht werden. Projekte, in denen medizinische Studien durchgeführt werden, haben die Möglichkeit ihre Studie zu beschreiben Dafür stellt die Europäische Kommission im Antragsbereich ein entsprechendes Template bereit, das hier ausgefüllt hochgeladen werden kann.

Antragsteil B: Das Herzstück des Antrags

Beim zweiten Teil des Antrags handelt es sich um die eigentliche Vorhabenbeschreibung. Die Vorlage für diesen Teil des Antrags wird aus dem Einreichungssystem heruntergeladen, ausgefüllt, als PDF-Datei hochgeladen und eingereicht. Der Aufbau dieses zweiten Antragsteils ist streng an die Begutachtungskriterien Exzellenz, Wirkung und Implementierung angelehnt. Formale Vorgaben wie Schriftart, Schriftgröße, Seitenränder und Zeilenabstände sind unbedingt einzuhalten. Ergänzt werden die zu erstellenden Textelemente durch vorgegebene Tabellen, die ausgefüllt werden müssen. Dieser Teil des Antrags unterliegt einer strikten Seitenbegrenzung. Titelblatt, eine tabellarische Auflistung aller Partner sowie die Antragsteile 1 - 3 dürfen bei Forschungs- und Innovationsmaßnahmen (RIA) und Innovationsmaßnahmen (IA) nicht mehr als 45 Seiten lang sein. Für Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahmen dürfen maximal 30-seitige Anträge verfasst werden. Bei einer zweistufigen Einreichung ist dieser Antragsteil bei der ersten Stufe auf die Kapitel Exzellenz und Wirkung verkürzt und die Antragslänge ist auf 10 Seiten begrenzt.

Im Antragsteil B werden die Ziele, Wirkung und alle Details der geplanten Projektarbeit erläutert. Alle drei Kapitel sollten mit gleicher Sorgfalt und Stringenz erstellt werden.

1. Exzellenz (Excellence)

Im ersten Kapitel werden die Projektziele und der Bezug zum Arbeitsprogramm dargestellt. Die Antragstellenden sind außerdem dazu aufgefordert zu beschreiben, inwieweit ihr Projekt über den bestehenden Forschungsstand hinausgeht und wo sich das Vorhaben im Spektrum "Von der Idee zur Anwendung bzw. "vom Labor in den Markt" verorten lässt. Für dieses Kapitel sind vier Seiten vorgesehen.

Auf den folgenden zirka 15 Seiten wird gezeigt, welche Methoden (auch Konzepte, Modelle, Annahmen) zur Erreichung der Ziele angewandt werden sollen (methodology) und, worauf das Projekt aufbaut. In der Regel sind Horizont-Europa-Vorhaben interdisziplinär, und diese Verknüpfungen müssen dargestellt und auf ihren Mehrwert hin beleuchtet werden. Viele Ausschreibungen fordern explizit die Einbindung sozial-, wirtschafts- oder geisteswissenschaftlicher Expertise. Dies muss hier ebenso beschrieben werden wie die adäquate Berücksichtigung der Genderdimension im Projekt. Neu in Horizont Europa ist, dass das Thema Umgang mit Forschungsdaten auch Teil der Methodologie ist. Grundsätzlich müssen alle in einem Projekt gewonnenen Daten nach dem FAIR-Prinzip (auffindbar, zugänglich, interoperabel und wiederverwendbar) gewonnen und verwertet werden können. Ein kurzer, zirka einseitiger Datenmanagementplan ist Teil der Vorhabensbeschreibung. Im Falle einer Förderung bildet ein detaillierter Datenmanagementplan ein Projektergebnis (deliverable), das nach 6 Monaten eingereicht werden muss.

2. Wirkung (Impact):

Im Kapitel 2 "Impact" spannen die Antragstellenden einen großen Bogen. Hier geht es darum, glaubwürdig zu belegen, wie das Projekt zu den in der Ausschreibung genannten "expected outcomes" beiträgt. Außerdem sollten die im Arbeitsprogramm beschriebenen langfristigen Ziele berücksichtigt werden. Die kurz-, mittel- und langfristigen Wirkung eines Projekts kann sich durch seine wissenschaftliche, gesellschaftliche oder ökonomische / technologische Relevanz oder durch eine Kombination der drei Dimensionen zeigen. Von den Antragstellenden wird erwartet, dass sie Indikatoren entwickeln, mit denen sich der Projekterfolg messen lässt. Außerdem gilt es Zielgruppen zu definieren, die einen Nutzen der Projektziele haben könnten, um so die Wirkung des Projekts zu vergrößern.

Da die Wirkung eines Projekts durch eine gut geplante Kommunikations-, Verwertungs- und Verbreitungsstrategie gesteigert wird, muss im Antrag hierzu ebenfalls Stellung bezogen werden. Die geplanten Maßnahmen und die adressierten Zielgruppen müssen in einem "plan for the dissemination and exploitation including communication activities" beschrieben sein. Eine detaillierte und aktualisierte Version dieses Plans muss nach 6 Monaten als Projektergebnis eingereicht werden.

3. Qualität und Effektivität der Durchführung (Quality and efficiency of the implementation):

Das Kapitel "Implementation" beginnt mit der Darstellung des Arbeitsplans. Dies beinhaltet auch die Beschreibung der einzelnen Arbeitspakete, die Auflistung von Lieferleistungen oder grafische Darstellungen des Arbeitsplans in Form von Gantt- und PERT-Diagrammen. Die Zahl der Arbeitspakete muss den Zielen und Inhalten des Projekts angemessen sein. In der Regel wird ein Arbeitspaket für das Management des Projekts und eins für die Verbreitung und Nutzung der Ergebnisse eingerichtet. Es folgt eine Erläuterung möglicher kritischer Projektrisiken, die sich auf die Erreichbarkeit der Projektziele auswirken könnten. Für den Umgang mit diesen Risiken müssen Vermeidungsstrategien entwickelt werden. In diesem Antragsteil müssen außerdem die Angaben zur Budgetplanung spezifiziert werden, indem den Arbeitspaketen Personenmonate zugeordnet, größere geplante Ausgaben erläutert und geplante Unteraufträge genannt werden.

Dem schließt sich eine Beschreibung des Konsortiums und der vorhandenen oder nutzbaren Ressourcen an. Wichtig ist, die Komplementarität der Beteiligten aufzuzeigen. Es geht darum zu unterstreichen, dass das Konsortium als Ganzes der Komplexität des Vorhabens gewachsen ist, alle nötigen Kompetenzen einbringt und Zugang zu notwendigen Forschungsinfrastrukturen oder anderen notwendigen Ressourcen (zum Beispiel Netzwerke, Daten) besteht. Sollten Partner aus nicht automatisch förderfähigen Drittstaaten beteiligt sein, wird hier ihr Wert für das Projekt erläutert.