Die Kommission fördert mehr Ausschreibungen über Pauschale Förderungen (Lump Sum Grants), um so die Gefahr fehlerhafter Abrechnungen zu verringern. Sie ist sich der Bedenken vieler Antragsteller bewusst und stellt daher Informationen zur Verfügung!
Wolfilser / stock.adobe.com
Ausschreibungen mit pauschalen Finanzhilfebeträgen (Lump Sum Grants) sollen die Fehlerquote reduzieren, das Projektmanagement vereinfachen (etwa durch den Wegfall von Abrechnungen und Zeitnachweisen) und den Fokus vom Finanzmanagement mehr zu den Projektinhalten verschieben.
Das Kostenerstattungsmodell (Actual Cost Grant oder Lump Sum Grant) ergibt sich aus der einzelnen Ausschreibung, und das Antragstemplate ist in beiden Fällen gleich aufgebaut. Für die Ausschreibungen von pauschalen Finanzhilfebeträgen ist die Budgetplanung jedoch detaillierter, denn die Kostenerstattung erfolgt aufgrund der dort beschriebenen und durchgeführten Arbeiten. Die EU hat eine Vorlage für eine detaillierte Kostenplanung zur Verfügung gestellt.
Die angegebenen Kosten in der Budgetplanung müssen daher eine nachvollziehbare Schätzung der tatsächlichen Projektkosten sein. Dies wird unterstützt durch eine sorgfältige Untergliederung in sinnvolle Arbeitspakete – lange Arbeitspakete dürfen entsprechend der angegebenen Berichtsperioden aufgeteilt werden (Beispiel: Projektmanagement 1 - 3, Dissemination, Exploitation, Communication 1 - 3).
Wichtige Unterschiede im Vergleich zu Ausschreibungen mit tatsächlichen Kosten (Actual Cost Grants):
Neben der Beachtung der allgemeinen Fördergrundsätze der Förderfähigkeit der entsprechenden Kostenarten müssen die Rechnungslegungsgrundsätze und Kostenrechnungsverfahren in konsistenter Weise angewendet werden. Pauschalbeträge müssen im Kostenvoranschlag in den entsprechenden Budgetkategorien in Artikel 6.2 Grant Agreement (GA) und in Anhang 2 ausgewiesen werden und die Arbeiten müssen gemäß des Antrags (Anhang 1) ordnungsgemäß durchgeführt werden. Alle notwendigen Leistungen müssen innerhalb des in Artikel 4 GA genannten Zeitraums erbracht werden (mit Ausnahme der Kosten im Zusammenhang mit dem Abschlussbericht, die später anfallen können; siehe Artikel 21 GA)
Neben einer regulären Vorfinanzierung werden bei den Projekten mit Pauschalen auch Zwischen- und Abschlusszahlungen ausgezahlt, wie sonst auch üblich. Am Ende einer Berichtsperiode werden die vollständig abgeschlossenen Arbeitspakete, die im Budgetplan vorgesehen sind, für die Auszahlung anerkannt, wenn die geplanten Aktivitäten erledigt wurden. Die Auszahlung erfolgt nach Abschluss der Arbeitspakete am Ende der Berichtszeiträume und ist somit nicht an den Erfolg des Projekts gekoppelt. Am Ende des Projekts kann für nur anteilig abgeschlossene Arbeitspakete eine Auszahlung erfolgen, wenn diese Arbeitspakete dem Budgetplan entsprechen und die Umstände entsprechend im Schlussbericht begründet werden.
(Wissenschaftlich notwendige) Anpassungen des Projekts sind entweder über Vertragsänderungen (Amendments) oder durch Begründungen in Berichten möglich. Sobald das Budget durch die EU bewilligt wurde, kann das Konsortium Budgetverschiebungen innerhalb des eigenen Budgets oder auch zwischen Partnern vornehmen.
