Jede an Horizont Europa beteiligte Einrichtung muss einen LEAR (Legal Entity Appointed Representative) benennen. Diese Person ist dafür verantwortlich, dass die Daten einer Einrichtung in der Datenbank der EU-Kommission stets korrekt sind.
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Jede Einrichtung muss eine Person benennen, die als Legal Entity Appointed Representative (LEAR) fungiert. Diese Aufgabe übernimmt häufig eine Person aus der zentralen Verwaltung der Einrichtung. Der LEAR ist verantwortlich für die Richtigkeit aller einrichtungsspezifischen Informationen. Bei Änderungen (zum Beispiel am Namen oder dem Rechtsstatus der Einrichtung) pflegt der LEAR diese in die Teilnahme-Datenbank (Participant Register) ein, die über den persönlichen Bereich des Funding & Tenders Portal erreicht werden kann. Auf diese Daten können alle Kommissionsdienststellen zugreifen, die mit der Einrichtung in Verbindung treten möchten.
Der LEAR vergibt außerdem Zeichnungsbefugnisse auf der Organisationsebene einer Einrichtung (nicht aber auf der Projektebene). Diese Befugnisse betreffen die rechtliche Vertretung (Legal Signatories, LSIGN) und die Berechtigung Finanzberichte und Zahlungsanforderungen zu versenden (Financial Signatories, FSIGN). Der LEAR sieht alle Projektbeteiligungen einer Einrichtung, nicht aber Anträge, die gerade in der Einrichtung vorbereitet werden.
In jeder Einrichtung kann nur genau eine Person LEAR sein. Es kann aber eine unbegrenzte Anzahl von Account Administrators geben, die den LEAR bei seinen Aufgaben unterstützen. Diese Funktion vergibt der LEAR. Grundsätzlich können benannte Personen einer Einrichtung auch mehrere Funktionen haben.
Der Prozess zur Benennung eines LEAR beginnt automatisch nach der Validierung einer Einrichtung. Er kann aber auch parallel zur Validierung initiiert werden. In diesem Fall muss die Person, die den Participant Identification Code (PIC) beantragt hat, im Funding & Tenders Portal im Bereich "My Organisation" eine Person als LEAR eintragen. Es werden dann automatisch weitere Prozesse angestoßen und Dokumente erzeugt, die handschriftlich unterzeichnet werden müssen:
Die Dokumente müssen von der rechtlichen Vertretung einer Einrichtung und von der als LEAR vorgesehen Person unterzeichnet, eingescannt und zusammen mit folgenden Dokumenten im Funding & Tenders Portal hochgeladen werden:
Die Originale der bereitgestellten Dokumente müssen aufgehoben werden. Im Falle einer externen Prüfung kann ihre Vorlage verlangt werden. Wenn eine Einrichtung eine andere Person als seinen LEAR einsetzen möchte, muss der Prozess von Neuem gestartet werden.
Sobald der LEAR einer Einrichtung durch die Europäische Kommission bestätigt worden ist, werden die Zugangsdaten für den benutzerspezifischen Account des LEAR im Funding &Tenders Portal per E-Mail beziehungsweise das Passwort per Post oder SMS zugeschickt. Erst nach Eingabe des Aktivierungscodes kann der LEAR auf die hinterlegten Daten zugreifen.
Grundsätzlich kann jede Einrichtung nur einen LEAR haben. Aber nach seiner Benennung kann der LEAR einen Account Adminstrator (AccAd) benennen. Dieser verfügt über die gleichen Rechte und Pflichten wie der LEAR mit der einen Ausnahme, dass er keine weiteren Account Adminstrators benennen kann.
Mitunter ist es erforderlich einen neuen LEAR zu benennen. Für die Neubenennung gibt es kein gesondertes Verfahren. Der Prozess ist wie oben dargestellt. Sollte der Zugriff auf die Einrichtungsdaten aufgrund des Weggangs des LEAR und fehlender Account Administrators verloren sein, können Sie den sogenannten "LEAR Recovery Process" starten. Dieser ermöglicht es Ihnen, mit dem Validierungsservice in Kontakt zu treten. Dafür brauchen Sie die PIC Ihrer Einrichtung.
