Wenn der Erfolg eines Antrags noch offen ist, können vorvertragliche Regelungen zwischen den Projektpartnern geschlossen werden. So können sich die Partner untereinander absichern, dass kein Wissen aus der Antragsphase anderweitig genutzt wird.
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Vorvertragliche Regelungen können in der Phase der Antragstellung geschlossen werden, wenn potenzielle Projektpartner sich zur Antragerstellung zusammenfinden und der Erfolg des Antrags noch unsicher ist. Durch eine sogenannte vorvertragliche Vereinbarung können sich die potenziellen Projektpartner untereinander absichern, dass kein Wissen aus der Antragstellungsphase anderweitig ohne Einverständnis genutzt wird, falls es doch nicht zu einer Förderung kommen sollte.
Vorvertragliche Vereinbarungen nennt man diese Vereinbarungen, da sie vor dem eigentlichen Hauptvertrag, hier vor dem Fördervertrag mit der Europäischen Kommission, der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement), abzuschließen sind.
Es ist nicht verpflichtend, während der Phase des Antragstellens vorvertragliche Vereinbarungen zu schließen. Es sind freiwillige zivilrechtliche Vereinbarungen. Die Europäische Kommission macht hierzu keine Vorgaben.
Als vorvertragliche Regelungen bieten sich formal verschiedene Vereinbarungen an. Zu unterscheiden sind hier unter anderem die Absichtserklärung (Letter of Intent, LoI, und Memorandum of Understanding, MoU) und die Geheimhaltungserklärung (Non-Disclosure Agreement, NDA).
Der Letter of Intent ist eine Art Absichtserklärung des Konsortiums. Hier wird zumeist der nachhaltige Wille zum Vertragsschluss bekundet. Grundsätzlich ist der Letter of Intent rechtlich nicht bindend. Dies kann jedoch je nach gewähltem anwendbarem Recht variieren. Informieren Sie sich daher frühestmöglich bei der Person, die das Konsortium koordiniert, beziehungsweise in Ihrer Rechtsabteilung. Beim Schreiben des Letters of Intent ist genau auf die Wortwahl zu achten, denn je nach Formulierung können sich in einigen Fällen Rechte und Pflichten ableiten lassen, die bereits rechtlich bindenden Charakter haben (beispielsweise "ich garantiere" oder "ich versichere").
Während ein Letter of Intent üblicherweise einseitig von jedem Projektpartner gegenüber der koordinierenden Einrichtung des Projekts abgegeben wird, bezeichnet das Memorandum of Understanding in der Regel eine Erklärung, die von allen Antragstellenden gemeinsam untergezeichnet wird.
Achtung: Je nach Formulierung haben die getroffenen Regelungen bindende Wirkung, beispielsweise bei Regelungen zur Haftung und bei Geheimhaltungsvereinbarung.
Eine Geheimhaltungsvereinbarung kann isoliert abgeschlossen werden oder einzelne Klauseln können Teil einer Absichtserklärung sein. Die Geheimhaltungsvereinbarung sichert die vertrauliche Behandlung der Informationen, die in der Phase der Antragsausarbeitung ausgetauscht werden. Sie umfasst beispielsweise:
Eine Geheimhaltungsvereinbarung könnte wie folgt aufgebaut sein:
