Personalkosten

Ermittlung des Tagessatzes (Artikel 6.2.A.1)

Die Abrechnung der Personalkosten erfolgt bei Horizont Europa auf Basis von Tagessätzen und bezogen auf die jeweilige Abrechnungsperiode. Eine Berechnung basierend auf Kalenderjahren ist möglich, wenn dies einheitlich angewendet wird. Maximal können pro Jahr 215 förderfähige Tage abgerechnet werden. (Dies entspricht den 1.720 Jahresstunden aus Horizont 2020, bei 8 Arbeitsstunden pro Tag). Die 215 Tage sind ein fixer Wert und beziehen sich auf ein Vollzeitäquivalent.

Bei einer längeren Berichtsperiode (in Horizont Europa in der Regel 18 Monate) müssen die 215 Tage an die jeweilige Abrechnungsperiode angepasst werden. Die maximalen Tagesäquivalente für jeden einzelnen Berichtszeitraum werden wie folgt berechnet:

Die 215 Tage werden durch zwölf (Monate) geteilt und anschließend mit der Anzahl der Monate des Berichtszeitraums multipliziert. Das Ergebnis wird mit dem Arbeitszeitfaktor multipliziert. Dieser beträgt 1 für eine Vollzeitstelle. Bei einer Teilzeitstelle wird dies entsprechend angepasst, zum Beispiel 0,5 für eine Stelle, in der 50 Prozent Teilzeit gearbeitet wird. Bei einer 18-monatigen Berichtsperiode wären 322,5 Tage für eine Vollzeitstelle abrechenbar.

Zur Ermittlung des Tagessatzes wird das Arbeitgeberbruttogehalt des bzw. der jeweiligen Projektmitarbeitenden, das in dem Berichtszeitraum gezahlt wurde, durch die maximalen Tagesäquivalente für den Berichtszeitraum geteilt. Der sich daraus ergebende Tagessatz wird dann mit den tatsächlich am Projekt gearbeiteten Tagen multipliziert.

Bei einer Berechnung basierend auf Kalenderjahren liegen für die Anzahl der maximalen Tagesäquivalente die Monate des Kalenderjahres zugrunde, die in den Berichtszeitraum fallen. Entsprechend werden für die Ermittlung des Tagessatzes die Gehaltszahlungen der Monate, die in den Berichtszeitraum fallen, pro Kalenderjahr herangezogen.

Beispiele zur Berechnung der maximalen Tagesäquivalente für jeden Berichtszeitraum sowie der Tagessätze für die unterschiedlichen Arten von Personal finden Sie in der kommentierten Finanzhilfevereinbarung "AGA" (Annotated Model Grant Agreement).

Sonderfälle gibt es für die Berechnung von Personalkostendurchschnittssätzen (Unit Costs) (Artikel 6.2.A.1 Case 2).

EU-Projekt-bezogene Sonderzahlungen (Artikel 6.2.A.1 Case 1B)

Im Fall von projektbezogenen Sonderzahlungen (Artikel 6.2.A.1 Case 1B) wird in einer Vergleichsrechnung geprüft, wieviel der oder die betreffende Mitarbeitende in einem fiktiven, vergleichbaren nationalen Projekt verdienen würde. Die tatsächlichen förderfähigen Kosten entsprechen dem niedrigeren der beiden Werte (Gehalt im EU-Projekt gegenüber Gehalt im nationalen Projekt).

Personalkosten-Durchschnittssätze (Artikel 6.2.A.1 Case 2)

Neben den tatsächlichen Personalkosten können auch Personalkosten-Durchschnittssätze (Unit Costs) abgerechnet werden, sofern sie:

• der intern üblichen Buchhaltungspraxis entsprechen und durchgängig in Horizont Europa angewandt werden;
• der Tagessatz anhand der tatsächlichen Personalkosten berechnet wird, die während des Berichtszeitraums in der Buchführung erfasst wurden. Nicht förderfähige Kosten oder Kosten, die bereits in anderen Budgetkategorien enthalten sind (wie zum Beispiel indirekte Kosten), müssen dabei herausgerechnet werden, da eine Doppelfinanzierung der gleichen Kosten aufgrund den Bestimmungen der europäischen Haushaltsordnung nicht erlaubt ist.

Wenn die Methodik zur Berechnung der Personalkosten-Durchschnittssätze budgetierte oder geschätzte Elemente enthält, können diese nur akzeptiert werden, wenn sie:

• relevant sind (das heißt sich eindeutig auf die Personalkosten beziehen);
• in angemessener Weise verwendet werden (das heißt, keine große Rolle bei der Berechnung spielen);
• objektiven und überprüfbaren Informationen entsprechen (das heißt, ihre Grundlage ist klar definiert und es kann gezeigt werden, wie sie berechnet wurden).

Kosten für natürliche Personen, die im Rahmen eines direkten Vertrags arbeiten, und für von Dritten abgeordnetes Personal (Artikel 6.2.A.2 und Artikel 6.2.A.3)

Kosten für selbständige natürliche Personen, die im Rahmen eines direkten Vertrags arbeiten, und für Personen, die gegen Bezahlung abgeordnet werden, müssen als tatsächliche Personalkosten angegeben werden.

Eine Abordnung ist die vorübergehende Versetzung einer Person zum Zuwendungsempfänger, die bei einer anderen Einrichtung, einem Dritten, angestellt ist. Während der Abordnung arbeitet die Person für den Zuwendungsempfänger und unter dessen Aufsicht. Sie bleibt aber bei dem Dritten angestellt und wird weiterhin von ihm bezahlt. Eine Abordnung erfordert in der Regel, dass die Person auf dem Gelände des Zuwendungsempfängers arbeitet.

• Zur Abrechnung der Kosten von natürlichen Personen und von abgeordnetem Personal  müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Sie müssen die allgemeinen Bedingungen für die Förderfähigkeit von Kosten erfüllen (Artikel 6.1(a)).
• Die natürliche Person muss selbst im Rahmen eines direkten Vertrages mit dem Zuwendungsempfänger eingestellt sein (darunter fällt nicht die Anstellung über eine andere juristische Person, wie beispielsweise über ein Zeitarbeitsunternehmen. Personen, die über eine Zeitarbeitsfirma angestellt sind, können gegebenenfalls als Unteraufträge oder Kosten für sonstige Dienstleistungen abgerechnet werden).
• Die Person arbeitet unter ähnlichen Bedingungen wie das Personal des Zuwendungsempfängers. Insbesondere muss der Zuwendungsempfänger die Arbeit der Person in ähnlicher Weise organisieren und beaufsichtigen. Sie  unterliegt ähnlichen Anwesenheitspflichten wie das Personal. Die Vergütung muss sich nach der Arbeitszeit richten und nicht nach der Erbringung bestimmter Outputs / Produkte. Das Ergebnis der geleisteten Arbeit (einschließlich Patente oder Urheberrechte) muss grundsätzlich dem Zuwendungsempfänger gehören.
• Die Kosten für die Person dürfen sich nicht wesentlich von den Kosten für Arbeitnehmende des Zuwendungsempfängers unterscheiden.

Ist im Vertrag mit der Person ein Tagessatz vereinbart, wird dieser für die Abrechnung verwendet und mit den am Projekt gearbeiteten Tagen multipliziert. Ist nur ein Stundensatz vorgesehen, wird dieser mit acht multipliziert, um einen Tagessatz zu erhalten. Der Tagessatz wird dann mit den im Projekt gearbeiteten Stunden multipliziert, um die Personalkosten zu erhalten.

Kosten für KMU-Geschäftsführende und für natürliche Personen ohne Gehalt (Artikel 6.2.A.4)

Diese Budgetkategorie deckt die Kosten von zwei Arten von Personen ab:

1. Personen, die direkt Eigentümer bzw Eigentümerin oder Miteigentümer bzw Miteigentümerin (unabhängig von ihrem Anteil) eines KMU sind, das Zuwendungsempfänger ist. Sie sind weder Angestellte des KMU, noch wird ihre Arbeit durch ein Gehalt vergütet. Sie können allerdings eine Vergütung erhalten, die nicht aus einem Arbeitsvertrag (zum Beispiel einem Dienstleistungsvertrag) erfolgt, oder über eine Gewinnausschüttung beziehungsweise durch eine andere Vergütungsmethode als ein Gehalt, dass sich aus einem Arbeitsvertrag ergibt, vergütet werden. KMU-Eigentümerinnen oder -Eigentümer, die ein Gehalt beziehen (als solches in der Buchhaltung des KMU eingetragen) können keine Personalkosten in dieser Budgetkategorie angeben (sie werden als tatsächliche Personalkosten nach Artikel 6.2.A.1 abgerechnet), es sei denn, sie können nachweisen, dass ihr Gehalt ausschließlich mit der Verwaltung des KMU zusammenhängt (und daher nicht mit der Maßnahme verbunden ist).
2. Natürliche Personen, die die Finanzhilfevereinbarung als Zuwendungsempfänger in eigenem Namen als natürliche Person und nicht im Namen einer anderen juristischen Person (etwa eines Unternehmens) unterzeichnen.

Diese Kosten entsprechen den Stückkosten (Unit Costs), die im Beschluss K(2020) 71155 festgelegt wurden und in Anhang 2a aufgeführt sind.

Die Berechnung ergibt sich folgendermaßen: Betrag pro Einheit (Tagessatz) = {zum Beispiel 5.080 Euro / 18 Tage [das heißt 282,22 Euro]} multipliziert mit dem {Länderspezifischen Korrekturkoeffizient der Marie-Skłodowska-Curie-Maßnahmen des aktuellen Arbeitsprogramms} –  und wie immer multipliziert mit den am Projekt gearbeiteten Tagen.

Zeiterfassung

Da nur die Personalkosten für die am Projekt gearbeiteten Tage abgerechnet werden können, ist die Arbeitszeit entweder durch eine Erklärung des bzw. der Mitarbeitenden oder mit einem Zeiterfassungssystem (zum Beispiel in einem elektronischen System oder in Papierform) zu belegen.

Die Europäische Kommission hat für Horizont-Europa-Projekte eine Mustervorlage für eine solche Erkläung erstellt.

Wird ein Zeiterfassungssystem geführt, müssen die Stundenzettel mindestens monatlich datiert und von dem bzw. der Mitarbeitenden sowie seines oder ihrer Vorgesetzten unterzeichnet werden. Eine Weiterführung der Zeiterfassung via Stundenerfassung ist aus Gründen der Übersichtlichkeit der anteilig geleisteten Arbeiten im Hinblick auf die in vollen Tagessätzen anzugebende Personalkostenabrechnung jedoch von Vorteil, zumal wenn Ihre Einrichtung intern ebenfalls stundenbasierte Zeiterfassung nutzt. Hierfür kann ein an die Mustervorlage der Europäische Kommission für Horizont-2020-Projekte angelehntes Zeiterfassungsdokument genutzt werden.

Falls beide Systeme (stundenbasierte Zeiterfassung und monatliche Erklärung zur Zeiterfassung) genutzt werden, dürfen diese sich nicht gegenseitig widersprechen.

Konvertierung von Stunden in Tage

Wenn Sie die geleistete Arbeitszeit in Stunden und nicht in Tagen erfassen, müssen die am Projekt gearbeiteten Stunden am Ende einer Berichtsperiode in Tage umgerechnet werden, um die Personalkosten zu berechnen.

Dazu wird die Anzahl der von einer Person während des Berichtszeitraums für das Projekt geleisteten Arbeitsstunden durch die Anzahl der Stunden eines Tagesäquivalents geteilt.

Es gibt drei Optionen zur Konvertierung von Stunden in Tage:

1. Ein fixes Tagesäquivalent von 8 Stunden entsprechen einem Tag.
2. Die durchschnittlichen Stunden pro Arbeitstag laut Arbeitsvertrag. Bei einer 39-Stunden-Woche und 5 wöchentlichen Arbeitstagen würden beispielsweise 7,8 Stunden einem Tag entsprechen.
3. Verfügt Ihre Einrichtung über intern übliche Jahresproduktivstunden, wird der höhere Wert zwischen intern üblichen Jahresproduktivstunden und 90 Prozent der Standardjahresproduktivstunden gewählt.

Die sich ergebende Zahl ist auf den nächsten halben Tag auf- oder abzurunden. Beispielsweise werden 17,79 Tage auf 18 Tage auf- und 17,64 Tage auf 17,5 Tage abgerundet.